Rebecca Hinds在其新书《你最棒的会议：设计高效会议的7大原则》中提出，组织可以通过一系列具体做法，重塑会议方式并优化日程安排。Hinds长期研究组织行为和未来工作，其成果常见于《哈佛商业评论》《纽约时报》《华尔街日报》《福布斯》和《连线》等媒体。
将会议视为“产品”进行设计
Hinds认为，会议是组织最重要的“产品”之一，是做出决策、确定优先级和塑造文化的关键场域。但与实体产品相比，会议往往缺乏系统设计、测试和优化。
她指出，仅在美国，每年因低效会议造成的浪费成本就超过1.4万亿美元，占国内生产总值的5%以上。与企业在推出实体产品前进行的周密设计和反复迭代不同，许多组织每天都在“交付”未经设计的会议。
在她看来，召开会议应建立在充分设计的基础上，会议应像产品一样，遵循让产品更优秀的同样原则，而不是依赖惯性和习惯。
清理“会议负债”
Hinds提出“会议负债”概念，类比技术负债，指那些长期存在但缺乏明确目的的例行会议。许多定期会议一旦出现在日程表上，便长期保留，参与者往往已不清楚会议由谁发起、为何存在以及应实现什么目标，却仍按惯例出席。
为此，她提出“会议末日”（Meeting Doomsday）的做法：在48小时内集中清理日程，将所有定期会议全部移除，再从零开始重建。她表示，在自己主持的相关活动中，参与者每人每月最多可节省约11小时。
Hinds认为，“会议末日”之所以有效，主要有两方面原因：一是帮助参与者跳出“现状偏见”，从自动化习惯转向更为刻意、费力的思考模式；二是利用“宜家效应”——人们对亲手构建的事物更为珍视。通过亲自重构日程，参与者更愿意维护新的安排，防止不必要的会议重新增加。
她同时指出，“会议末日”需要严格执行，否则旧习惯容易回潮；若执行到位，则有助于重启个人日程乃至整个组织的会议文化。
坚持会议“极简主义”
在Hinds看来，一次性的“会议末日”并不足以长期解决问题，组织还需要持续保持“极简主义”思维，控制会议的数量和复杂度。
她将极简主义与优秀产品设计相提并论，认为如搜索引擎等产品之所以高效，在于界面简洁、功能聚焦、避免冗余。会议同样应尽量减少不必要的内容和流程。
Hinds引用同事Bob Sutton和Leidy Klotz的研究指出，人类在面对挑战或不确定性时，往往倾向于“添加”——增加会议、延长时长、扩大参会范围或叠加议程项目。这种“添加偏好”被称为“添加病”。
她表示，研究同时显示，当人们被明确引导去“减少”时，这种倾向可以被打断，进而更接近极简产品设计的思路。在会议情境中，极简主义可体现在四个维度：议程内容、会议时长、参与者范围以及召开频率。
以时长为例，Hinds提到，会议常受“帕金森定律”影响：工作会扩展以填满被分配的时间。若预设60分钟，会议往往会占满这段时间。要缩短并提升效率，需要主动抵制无关内容和漫谈。
她引用研究指出，站立会议的时长平均比坐着开会缩短约25%。在她看来，这不仅节省时间，还会改变协作方式：坐着时，空间容易被划分为个人“领地”，而站立则更有利于形成共享空间和共同讨论，减少“地盘意识”，强化团队合作。
用系统思维看待会议
Hinds指出，许多组织习惯将工作中的问题归因于会议本身，但会议往往只是更深层次问题的表现，即沟通系统的失灵。
她以苹果公司为例称，其产品设计并非孤立进行，而是作为硬件、软件、服务和用户体验等更大生态系统的一部分，相互配合。会议也应被视为沟通系统中的一个环节，而非彼此割裂的单次事件。
在疫情期间，尽管各类数字工具被广泛采用，理论上可以减少会议需求，但员工在低效会议上花费的时间反而增加。Hinds认为，原因在于组织增加了工具，却缺乏关于如何使用这些工具的清晰指引。
当员工不清楚哪些信息应通过邮件、文档、即时通信或异步更新来传递时，往往会默认选择召开会议。她归纳出两点原因：一是会议高度可见，满档的日程容易被视为“重要性”的信号，从而演变为一种“生产力表演”；二是会议在时间和心理上都具有“强制性”，通过占据固定时段和形成社会契约，成为最直接、最可靠的“注意力占用”方式。
Hinds提出，在调整会议之前，应先梳理背后的沟通系统。她建议采用“4D测试”来判断会议是否必要：只有当会议的主要目的属于以下四类之一时，才应召开——
- 决策（Decision）
- 辩论（Debate）
- 讨论（Discussion）
- 发展（Development，指个人或团队发展）
她认为，状态更新、单向通报等内容不符合这一标准，应通过其他沟通方式处理。
借助技术提升会议质量
在技术应用方面，Hinds指出，人工智能等工具既具有变革潜力，也存在被滥用为“炫技”的风险。她提出两种有助于提升会议质量的具体用法。
第一是利用技术统计发言时间。研究显示，团队表现与发言时间是否均衡高度相关。当少数人长期占据话语权时，会影响团队对其能力和角色的判断。相关研究将这一现象称为“喋喋不休假说”：发言越多的人越容易被视为领导者，即便其观点并不一定更优。Hinds认为，技术工具可以标记发言分布，提示谁发言过多、谁被忽视，从而帮助会议回到更平衡的状态。
第二是让技术扮演“反对者”角色。她指出，群体思维是会议中的常见风险。尽管人们普遍认为集体头脑风暴更有效，但研究表明，先进行独立思考往往能产生更多、质量更高的想法。初步研究显示，人工智能可以通过提出不同视角、质疑假设、打破趋同趋势，帮助缓解群体思维，即便其观点并非完全准确，也能起到触发思考的作用。
Hinds的上述观点最初发表于Next Big Idea Club杂志。
